La circulaire du 24 septembre 2008 fixe les modalités de la procédure d'initiative citoyenne, afin que les ordres nationaux donnent une image aussi fidèle que possible de la société et accueillent celles et ceux qui contribuent de la manière la plus éclatante à son rayonnement.
A cet effet, un imprimé, dit "dossier de proposition", est mis à disposition de tous à la préfecture du Var auprès du cabinet du Préfet (il est également accessible sur le site internet de la Préfecture).
Ce dispositif prévoit qu'au moyen de cet imprimé, tout citoyen qui estime qu'une personne a rendu à la collectivité des services d'une qualité exceptionnelle peut la proposer pour une nomination dans un ordre national (sans nécessairement préciser lequel). L'imprimé complété doit être signé par l'auteur de la proposition et quatre-vingt-dix-neuf autres citoyens clairement identifiés, majeurs et jouissant de leurs droits civiques, puis transmis à la préfecture de résidence de la personne concernée. L'auteur de la proposition et les autres signataires doivent résider dans le même département que la personne proposée.
Les services de la Préfecture procèdent alors à l'examen du dossier et aux enquêtes habituelles. Enfin, il appartient au Préfet de décider de la suite à donner.